校园一卡通系统简单的来说就是：使全校所有师生员工每人持一张校园卡，这张校园卡取代以前的各种证件（包括学生证、工作证、借书证、医疗证、出入证等）全部或部分功能。师生员工在学校各处出入、办事、活动和消费均只凭这校园卡便可进行，并与银行卡实现自助圈存，最终实现“一卡在手，走遍校园”，同时带动学校各单位、各部门信息化、规范化管理的进程。此种管理模式代替了传统的消费管理模式，为学校的管理带来了高效、方便与安全。一卡通系统是数字化校园建设的重要组成部分，是为校园信息化提供信息采集的基础工程之一，具有学校管理决策支持系统的部分功能。
“校园一卡通”是“数字化校园”中的重要组成部分，它应主要具有综合消费类、身份识别类、金融服务类、公共信息服务类等功能。整个系统应与银行系统、学校原有的系统和学校管理信息系统有良好的衔接，并为学校潜在管理信息系统预留合适的接口，在项目完成后随时为学校增加其它管理系统接口提供必要的协助。
真正的“一卡通”并不是简单的消费卡，而是能实现校园管理中各方面的用途。只有具有以下功能才能称的上“校园一卡通”：
1、校园管理
一卡通有校内消费结算和身份识别两方面的用途，将逐步取代餐饮卡、借书证/卡、上机证、考试证等校内证件。学校赋予校园卡以校园内的电子钱结算手段，也是校园内信息管理系统中电子身份识别的介质。消费结算功能是指持卡人可以利用校园卡在安装有POS机的场所进行校内个人消费支出，校园卡系统可以提供消费支出的结算服务。校园卡能设置密码保护卡内信息安全，使用本地销售终端，进行脱机消费。因而，收费交易时间大大缩短，交易成本也随之降低。校园卡具有在食堂、超市、书店、图书馆、复印中心、体育中心、复印、水控、电控等各类收费应用等场所的脱机消费功能。身份识别功能，又称身份管理功能，是指校园卡内储存了持卡人的基本信息，学校各部门的信息系统可以通过校园卡进行身份识别和相关管理。校园卡内记录了持卡人个人身份资料、图书借阅资料、门禁控制信息、计算机房管理信息等内容，可实现如考勤、个人身份认证、图书借阅、语音教室使用、计算机上机操作等各项校内管理功能。
2、金融服务
学生持由银行特制的，可以实现银行卡的各种服务，包括在所有银行的营业网点、及银联的自动柜员机取款，在设有银联标志的商业、饮食、娱乐场所的POS机上消费。学生及其家长可充分利用银行业全国通存通兑的服务，将学生的生活费、学杂费等直接在异地存入校园卡中，免除了学生携带现金、家长每月汇款和学生每月取款的不便。除此以外，学校师生还可通过校园卡的基本存款帐户办理水电费、学费、管理费、奖学金、助学金等代收代付业务，为广大教职工、学生及其家长的使用提供了极大的方便。
3、自助查询
为了使学生随时了解校园卡使用情况，在学校校门口、宿舍区、图书馆等人流量大的场所，放置多媒体自助查询终端，可完成有关校园卡帐户余额、交易明细、奖贷学金、借书等综合信息的自助查询真正实现一卡在手，即可完成校园内各个场所消费、转账、查询、充值等诸多功能，大大提高校园生活质量。
