设施和工作环境控制程序【威创防爆品牌】

　　设施和工作环境控制程序
　　
　　1、《设施和工作环境控制程序》编写背景
　　
　　A公司是一个以举办展览和出国展览为主要经营业务的中型企业，现有职工128人。其中各级管理人员、技术人员约80人。
　　
　　公司行政组织机构设总办公室、展览业务部、出国展览业务部、工程技术部、展览设计室、供应部、财务部以及A展览中心。
　　
　　展览场馆是公司开展业务的基本条件。为举办大型展览的需要，A公司已投资5亿人民币建造了一个具有*水平的A展览中心，馆内采用*的设施，并附设宾馆和地下车库，展览面积2万。可供举办各种展览和会议。
　　
　　为展览提供的设施由主管展览业务部负责控制，虽然展览场馆是本公司的，但仍需要展览业务部就每一个展览设施要求，和A展览中心商量、安排。
　　
　　为展览提供配套服务的单位由主管展览部负责，根据展览项目的要求，进行确定。
　　
　　至于布展中需要的设备、硬件和软件，由工程部根据展览业务部的要求，负责提供。
　　
　　A公司员工的工作环境由总办公室负责。
　　
　　2、《设施和工作环境控制程序》正文
　　
　　1.适用范围
　　
　　本程序适用在开展展览业务过程中，需要进行的对展览的设施和工作环境状态进行识别、管理、维护的活动。
　　
　　2.职责分配
　　
　　2.1展览业务部负责展览场馆安排和相应设备的配置以及为展览提供配套的一条龙服务，如安全、消防、卫生检查、工商税务、运输、食宿等服务的组织和协调。
　　
　　2.2工程部负责有关设备、硬件和软件的配置和维护。
　　
　　2.3供应部负责有关设备、硬件和软件的采购。
　　
　　2.4总办公室负责工作环境的评价，监督。
　　
　　3.程序描述
　　
　　a.展览场馆布置图：
　　
　　b.展览设计布展说明：
　　
　　▲摊位标准展台是为3×3m2，可以根据需要进行调整
　　
　　▲展台布置要考虑留有满足消防要求观众参观通道的畅通
　　
　　▲在展览大厅里公司业务部应设现场办公室，处理现场事务
　　
　　▲在展览大厅*据展览项目的需要安排消防、安全保卫、工商税务、银行等为展览会提供服务的单位的办公场所
　　
　　▲展览场馆在投资建设选址时已经考虑观众参观交通便捷、有停车场、观众便于
　　
　　疏散、参展商食宿方便等因素
　　
　　c.责任分配表：
　　
　　编号项目内容责任部门备注
　　
　　1场馆安排展览业务部
　　
　　2布展工程部负责有关的设备、硬件、软件的配置和维护
　　
　　3布展设计设计部
　　
　　4选择配套、服务单位展览业务部
　　
　　5现场办公展览业务部
　　
　　6物资采购供应部
　　
　　7开幕式后勤保障总办公室
　　
　　8为业务人员
　　
　　提供工作环境
　　
　　d.工作环境要求：
　　
　　展览业是项特殊的行业，要求公司组织机构精简，业务人员精干。工作人员一专多能，一人多职，因此，公司zui高管理者要给公司员工提供一个良好的工作环境，以充分发挥广大员工工作积极性和创造性。
　　
　　要保持工作环境的良好状态，应做到：
　　
　　▲舒适、整洁、安静的办公场所
　　
　　▲在业务人员办公室配置现代化的办公设施（包括电脑、网络、交通工具）
　　
　　▲对工作环境的保护：无污染，无噪声，空气清新等
　　
　　4.程序目标
　　
　　公司通过对设施和工作环境程序的控制，实现公司提供、管理和维护的设施和工作环境符合展览服务的需要的目标，保证每一个展览会能顺利举行。
　　
　　具体要求是：
　　
　　a.公司提供的展览场馆各种设施是否齐全，是否安全、是否具有*水平；
　　
　　b.公司提供的展架及其硬件和软件是否达到*水平；
　　
　　c.公司的为展览会服务的配套单位，是否协调一致，服务到位；
　　
　　d.公司的业务人员在良好的工作环境下，精神饱满，工作热情，办事效率高，能体现出团队精神。
　　
　　5.控制程序
　　
　　5.1公司内部运作程序控制：
　　
　　a.负责该项展览的展览业务部根据该项展览的布展日期、内容、规模及其参观人数，要求A展览中心按期划出展览场地，并对其提供的相应设施进行考察，对其安全性、设施的*性进行评价，确定符合要求并填写《展览布展准备概况》；
　　
　　b.工程部按该项展览会的要求，配置展览会的展台、展架等设施以及为展览会服务的硬件和软件填写《展览布展准备概况》；
　　
　　c.布展设计师按该项展览会的要求，以及设施情况，进行布展设计，提供《布展规划图》；
　　
　　d.工程部按布展设计方案进行布展。
　　
　　5.2公司外部运作程序控制：
　　
　　业务部负责和协调为展览会提供配套服务的单位，根据展览业是个系统工程的特点，公司必须和一批供方和合作者建立合作关系，以便为展览提供支持性服务，即配套一条龙服务。通过合作，共同获益。展览业务部可以通过下列方式与供方和合作者一起工作，可使公司有获益的机会：
　　
　　▲使供方和合作者数量*
　　
　　▲在双方单位的zui合适的层次上进行双向沟通，从而促进问题的迅速解决，避免扯皮、推诿等现象
　　
　　▲在确认供方的过程能力方面与其合作
　　
　　▲对供方交付的合格产品的能力进行监控
　　
　　▲鼓励和参与供方实施持续改进计划
　　
　　▲对供方和合作者获得的成果进行评价，并收录公司编制的《合格供方和合作者名录》
　　
　　a.展览业务部根据为展览提供支持性服务的需要，确定供方和合作者：主要有安全保卫、工商、税务、卫生监督、海关、交通、金融机构、运输、通讯、宾馆、餐饮等，填写《展览布展准备概况》；
　　
　　b.根据对供方和合作者的能力评价，确定合格供方和合作者，并编制《名录》；
　　
　　c.根据展览项目的要求，在《名录》中选择供方和合作者签约，明确权利和义务。5.3总办公室负责展览会开幕式等设备并和展览业务部现场办公室沟通、协调，以及后勤保障。一年四季每季对公司各部门办公场所进行检查，对其
　　
　　舒适性、安全性，以及噪音、污染等情况作出评价，保证各部门有一个良好的办公场所，现场办公室每天均须填写《展览场地管理日记》；
　　
　　5.4供应部负责对展览物资的采购，并建立台帐，规定保管人、领用人等。
　　
　　6.控制质量记录
　　
　　6.1公司的展览设备、硬件和软件以及其他固定资产，应建立台帐和标识，规定责任部门、责任人、使用人以及维修记录；
　　
　　6.2公司的《合格供方名录》
　　
　　6.3工作环境每年四季的检查、评价的登记和记录
　　
　　6.4展览布展准备概况
　　
　　6.5布展规划图
　　
　　6.6展览场地管理日记
　　
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