协同OA如何实施||OA新

2007年05月17日 11:50北京百年创业技术有限公司点击量：1277

信息化建设过程中，协同办公管理系统不如其它业务系统（如财务、ERP）在单位经营中表现得非常紧要，核心在于协同办公系统从诞生以来就是以管人为核心的系统，国内所有机构对管人问题的流程就来得不是那么规范，进而导致在项目推广过程中，不同的声音居多，如觉得：实施办公系统意义不大，实际的效益不多等等。

对与企业决策者来说，异样的声音多了，疑惑的加大导致相关项目负责人，面临更大压力，项目失败的可能性随之而来。因此，在进行协同办公管理系统项目建设时，切莫轻视系统实施重要性、服务模式的改进，任一环节出现问题，都会造成信息化建设链条的断裂以及本项目的失败。下文将笔者经历的协同办公管理系统的实施策略进行了总结；

1、成立项目领导小组，从管理的角度促进项目启动

单位的领导带头使用，而且坚持使用，系统必将被应用起来；如果领导不使用或不坚持使用，无论其他部门怎样努力也将很难。协同办公管理系统毕竟是“管人工程”，自上而下的管理关系，一把手的带动和参与，是zui关键的，因为这是管人关系的。而现实中，部分领导，或许是由于年龄关系，或许是对管理工作方式的理念不同，对信息化管理手段的抵触思想或多或少存在，所以成立项目领导小组，形成制度，领导的带头参与是项目成功的起点，更是关键。当然优化系统性能，简便化领导的审批使用步骤，设计领导功能，人性化的一些产品设施措施，也是消除领导抵触心里的，提升领导参与度必须要考虑的。

2、制定分布实施计划、因人而已

实施过程中，很多单位觉得，既然付了这么多钱，就一起多解决点问题，因而很多单位对协同办公管理系统功能要求都是得比较多。然而，信息化建设是一个逐步推广的过程，依次变革，让多数人参与进来，形成管理方式和管理习惯的认同都需要一段过程，找一些常用的、必要的、易推广的功能，以及一些相对简单的工作流程作为初期实施功能。如邮件系统、公告、信息发布、文档资料的*等信息发布性质的功能、以及一些固定的工作管理流程等。至于相对复杂的需求如车辆管理、会议管理、资产管理、图书管理、办公用品管理、表单管理等，在多数人形成应用意识，接受快的部分或者个人，可以再去使用，逐步调整和设置，这样即减轻了员工的的心里压力，又容易提高大家的参与度，做到管理软件也可因人而已。

3、部门间的协调配合

协同办公管理系统办公自动化系统涉及单位各个部门、人员，面较广，新的管理管理理念和模式融如，很大程度上改变了工作人员传统的作业习惯，因此在推广过程中，难免要遇到这样或那样的抵触。高层领导必须与协同办公管理系统的管理部门（尤其是行政部/办公室）密切配合，制定使用协同办公管理系统的规章制度，明文要求系统的使用，尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式。

4、前期准备事关重要

建议有必要专门成立临时组织，要求该主管积极参与，结合协同办公管理系统厂商提供的资料要求，快速地、系统地完成数据整理工作，如组织结构、流程、各种电子文档资料等，这样可以快速启动系统的试运行，并很大程度降低了系统推广难度。

5、确定专门的系统管理员

系统管理员主要负责协同办公软件系统的系统初始化以及今后的系统维护，一般来说一个系统管理员就足够，系统管理员一般都要计算机专业科班出身的人员才合适，系统管理员的责任心以及技术水平与今后协同办公软件的使用情况有直接关系。另系统管理员的离职交接工作一定要做好，否则新来的系统管理员不熟悉软件情况，一切又要重新依赖协同办公管理系统供应商，这样给单位带来很大的被动，也给协同办公管理系统厂商添加很多麻烦。

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