无纸化会议系统方案介绍

一、无纸化会议系统方案简介

随着人们环保意识的增强，以及各行业对办公模式需求的不断升级，现代化、信息化建设步伐的加快，无纸化办公模式应运而生，在现阶段，无纸化办公已经深入应用到多个行业领域中，从国家政府到社会各界都在响应这一历史的转变，当中，也包括了需要耗费大量纸张的各类型会议。

无纸化办公已经涵盖多个应用领域，其中会议应用也是重要组成部分之一。无纸化会议系统是使用现代通信技术、音频技术、视频技术、软件技术，通过文件的电子交换实现会议的无纸化。其特征是：文件传输网络化，文件显示电子化，文件编辑智能化，文件输入输出可控化。

保护环境，人人有责，为了我们共同的家园。

无纸化会议系统方案设计原则

1、环保

节能环保、绿发展是一个永恒的主题。这是贯彻建设生态文明战略，促进制造业可持续发展的必然选择

2、安全

会议文件的保密性是各类型会议共同考虑的问题。纸质文件的发放及回收是文件涉密的zui大通道，无纸化会议系统让文件的发放、回收简单化，安全性、保密性大大提升。

3、

每次会议召开之前，会议文件的准备、打印、装订、分发、回收、销毁等工作，需要我们投入大量的人力与时间去为其服务；会议投票时，选票的制作、发放、回收、统计等，更是让我们极其繁琐与头疼，效率低下，且容易出错。无纸化会议系统，*解决了我们会议准备与会后整理的问题，解放了大量的劳动力，节省了会务时间，提高了工作效率，也保证了会议的品质。

4、易用

随着科技的发展，信息化的普及，在功能实现的基础上，还需要考虑的是产品的易用性。人性化的设计可以大大的降低对于使用者的要求，提高无纸化会议系统实用性。

二、解决方案

1、无纸化会议交互系统功能描述

1.1会中功能

• 会议签到：选择参会人员，支持密码签到
• 会议信息：显示参会人员签到状态、会议详情、会议议题
• 会议文档：文件即时更新，显示有权限阅读会议议题和文件，支持ppt、doc、xls、docx、pptx、pdf、png、jpg、txt格式。支持文件阅读权限设置。
• 其他文件：支持视频，音频，CAD等文件分发，并支持第三方软件打开使用
• 会议通知：即时广播多条会议通知
• 会议秘书：支持同步*“允许/拒绝”和“辅助与会者推送同步”；强制同步、投票流程管理（开始、暂停、结束，发布结果），强制与会者签出，处理呼叫服务，控制其它文件同步
• 文件批注：支持圈批文件、多人批注、选择画笔颜色、大小，批注文件自动保存
• 同屏方式：阅读或批注过程中，可支持向秘书申请同屏，采用DTQ技术触屏跟踪轨迹技术和触屏轨迹仿真技术实现同屏，同屏时每台客户端上下行总流量低于1K/秒。
• 投票表决：单选、多选、实名投票、不记名投票；赞成、发对、弃权
• 呼叫服务：呼叫服务人员、茶水、纸笔，自定义内容。独立运行的呼叫服务接收手机APP客户端（支持IOS和安卓手机端）。

1.2会前会后功能

• 首页编辑：编辑后台欢迎界面LOGO，系统名称，版权信

息

• 座位设置：设置设备、座位号、手动拖拉排序
• 桌签格式：设置外侧屏的显示格式
• 角色设置：创建会议管理员、会议秘书、与会者，创建自定义用户组，人事管理
• 考勤设置：实时查看、下载全体参会者签到表
• 会议设置：创建会议与会议相关信息
• 文件管理：文件上传自动转换，批量上传会议文件、设置阅读权限
• 投票管理：新建投票项目，设置实名、不记名投票，单选或多选，计分统计
• 会议类型：设置是否保密会议，正常会议自动归档，保密会议自动清空。
• 管理页面：管理员设置管理页面功能权限
• 会议签出：会议秘书控制所有参会人员强制签出
• 资料下载：下载会议材料、批注材料
• 会议归档：会议结束后自动归档，可按会议时间日期、会议名称搜索历史会议
• 管理后台：预设多会议，即时开始、暂停、结束会议

2、系统部署

无纸化会议室的搭建一般采用如下的软硬件部署：

2.1、升降终端数台：根据实际参会人数，部署对应数量的升降终端，供参会人员使用。

2.2、无纸化交互服务器：承载数据的存储、转发，同步信号的处理。

2.3、高清同步终端：连接投影、大屏，显示会议实时同步画面。

2.3、无纸化会议交互系统软件一套。

2.4、非网管理类型局域网交换机。

系统连接拓扑图

三、无纸化会议交互系统产品介绍

1、无纸化智能会议升降终端

产品型号：XBPA-715PD

屏幕尺寸：15.6+7英寸

屏幕设计：合金外壳、高亮边纯平显示屏

屏幕厚度：边缘厚度5.5mm

屏幕分辨率：1366*768

电容触控屏：支持十点触控

仰角角度：15°

面板尺寸：480*85mm

面板设计：凸形盖板配合设计，安全防夹手、防水处理、美观无缝隙

机箱高度：580mm

数据接口：USB*1

485串口：2

其他接口：RJ45(网络接口)、电源接口

控制方式：手控、485集控

2、同步输出端

2.1、技术参数：嵌入式定制系统，处理器 1.2GHZ 四核 cortex A53(64-bit)，2G运行内存，16G存储内存，高清硬件解码，高清1080p HDMI输出，支持1920*1080 高清分辨率，盒子顶端采用电容式触摸电按钮开机启动，一键唤醒功能；支持蓝牙4.0无线技术，Wi-Fi无线网络兼容， 10/100BASE-以太网；线路电压：交流电100-240V；电源频率：50HZ,单相；zui大持续功率：15W；

2.2功能：客户端发起同步演示操作，同步至外接大屏或者投影设备

3、无纸化交互服务器

19英寸1U标准工业无纸会议交互控制处理器，可上标准机架，

嵌入式CPU处理器，4路USB接口，标准2个RS232控制接口，数字I/O口4in+4out，会议交互VGA视频同步接口

板载2个PCI-E GbE（LAN Link/Active LED）PCI-E硬千兆网卡

内置WINDOWS SERVER 2008操作系统，自动启动维护PHP数据库，自动监测客户终端连接状态，安全涉密性强

静电防护：硬件电路设计防护2000V以上雷击和静电冲击。

一台处理器zui多支持128客户端软件同时在线运行，支持有线\无线传输。支持远程/局域网内http浏览器访问，会议管理员账号管理，会议秘书设置，新建会议，启动备选会议。增加删除编辑会议信息、议题，更换当前会议。上传下载会议文稿。实时更新会议通知。增加删除编辑会议投票。编辑参会人员，参会人员排座。会议归档普通会议，保密会议信息自动清空。使用自主研发的触屏轨迹跟踪和触屏轨迹仿真技术处理客户端文件同步管理。

支持与办公OA系统对接，支持多会议管理功能，支持UI界面定制化等。

4、流媒体编码服务器

XBPA-HE是深圳XBPA科技有限公司推出的一款机架式全接口高标清H.264编码器，支持HDMI，SDI，VGA、CVBS等视频源输入，支持HDMI及SDI嵌入音频输入，支持左右声道线性音频输入，支持H.264 -HP，BP等多种模式编码，支持高标清编码，支持同步编码多种码率，编码延时小于200ms，支持1080P 60帧输入源，支持1080I、720P、720I、576P、576I、480P、480I等信号源输入，输出码率、分辨率可自定义，GOP长度可自定义。

流媒体编码服务器支持 H.264 的 Baseline Profile、Main Profile 和 High Profile，并根据实际应用场景，自动选择合适的 Profile，为用户提供zui的视觉体验。

流媒体编码服务器是采用嵌入式编码架构，编码芯片，支持 7*24 小时的连续工作。

流媒体编码服务器支持 VGA、SDI、HDMI、模拟信号等多种输入方式，可应用于不同场合。

流媒体编码服务器支持三屏输出功能，同一输入源可实现至少三种码流同时进行编码输出功能，可分别通过电视终端、PC 终端、手机终端接收观看。

流媒体编码服务器将 H.264编码标准与 Flash格式结合，终端用户无须安装任何播放器插件即可通过浏览器访问编码器输出的高质量视频流，可有效降低管理成本。

流媒体编码服务器支持标准的 TS、RTMP、RTSP、HLS、UDP等输出协议，国内外标准的 STB 机顶盒设备可直接接收视频流，并在电视机或是其他大屏显示设备上进行显示输出。

流媒体编码服务器支持多种终端设备接收视频流进行观看。

5、无纸化会议交互系统客户端软件功能

●会议签到：参会人员使用密码或者二维码签到。

●会议信息：显示参会人员签到状态、会议详情、会议议题。

●文件加密：所有上传服务器的文档转换成保密的DTQ格式。

●会议文件：文件即时更新，显示有权限阅读会议议题和文件，支持ppt、doc、xls、docx、pptx、pdf、png、jpg、txt格式。

●会议视频：点播视频文件。

●会议通知：即时广播多条会议通知。

●呼叫服务：呼叫服务内容即时发送给专门的手机端或者PC端的服务人员。

●会议秘书：支持同步*“允许/拒绝”和“辅助与会者推送同步”；强制同步、投票流程管理（开始、暂停、结束，发布结果），强制与会者签出，处理呼叫服务，控制视频同步。

●普通参会者：有权限阅读会议议题文件，申请同步文件，支持异步阅读。

●文件批注：支持圈批文件、多人批注、选择画笔颜色、大小，批注文件自动保存。

●同屏方式：阅读或批注过程中，可支持向秘书申请同屏，采用触屏跟踪轨迹技术和触屏轨迹仿真技术实现同屏，同屏时每台客户端上下行总流量低于1K/秒。

●投票表决：单选、多选、实名投票、不记名投票；赞成、发对、弃权。

●计分统计：设置计分选项、zui高分值。

●呼叫服务：呼叫服务人员、茶水、纸笔，自定义内容。

6、会前准备

6.1角色设置

系统角色分为超级管理员，会议管理员，与会者，会议秘书。可通过清单从外部导入用户列表。明确各个角色的权限、功能及各交互环节的响应机制。

• 超级管理员：创建会议管理员与普通与会者。
• 会议管理员：创建会议，编辑会议信息，上传会议文档，发布通知。
• 与会者：签到会议，查看会议信息，查看会议文档，同步演示，呼叫服务。
• 会议秘书：签到会议，查看会议信息，查看会议文档，同步演示，处理呼叫服务，强制页面控制，同步演示有“主动同步控制”和“被动同步控制”两种方式。

6.2考勤设置

可以实时查看全体参会者出席情况，能够看到具体席位的出勤人姓名与签到时间。

6.3资料管理

会议资料可以进行分级（议题分类）管理，会议管理员使用管理端上传资料时可以设置资料使用权限，具有上传、下载、删除等操作。参会者可查看、标注有权限的文档资料。

5.4会议设置

会议管理员通过创建会议，录入会议名称、会议议题、会议议程、会议时间、会议通知、与会人员、投票等信息，与会人员签到后均可查看。采用针对网络通信研发的分类混编网络传输技术，实时更新会议简介，会议议题，会议与会者信息，会议议程可通过后台实时编写上传，会议信息功能实时更新，自动更新本次会议的讨论内容。与会人员显示当前参加会议的人员名单的签到信息/状态。

7、会中过程

7.1会议签到

• 帐户签到，选择与会者签到，输入密码并可选择性的拍照后，提交验证密码，密码验证成功后签到进入系统。自动识别会议秘书，参会人员帐户。以不同的登录身份进入，所拥有的权限也不同。

7.2会议秘书

• 同步演示控制，可以强制所有客户端同步。
• 签到界面控制，可以强制打开所有客户端签到界面。
• 推送同步，协助制定某一个与会者自动发起同步演示
• 同步*，接受与会者文档同步演示的申请请求处理，允许或者拒绝。
• 呼叫处理，接收其它与会者发过来的呼叫服务。

7.3会议信息

• 会议简介
• 会议议题
• 参会人员

7.4会议文件

• 会议文稿，支持Microsoft Office办公软件文档的同步共享演示，包括：Word、Excle、 PPT、PDF等办公档，支持文档的本地查看和同步演示。同步演示时，可以进行手写批注，并共享到大屏投影等显示设备。
• 本地浏览文档或者同步演示文档，文档操作支持手势翻页，多点触摸，文档多点放大、缩小。
• 文档同步演示发起手写批注

支持Word、Excel、PPT、PDF、图片同步演示，手写批注的同步。支持任何与会者单独批注文件保存，再次调用批注文件，支持同步至投影机同步演示。

• 手写批注支持多人批注，同步至投影机同步演示
• 支持快速翻页和快速切换议题文档
• 一键返回同步，本地浏览界面可以一键返回同步，恢复同会议主讲人的同步界面。会议主讲人同步的批注不会和本地批注发生冲突。

7.5 呼叫服务

• 呼叫服务，可以根据个人需求，进行茶、水、纸、笔等需求呼叫服务，会议秘书会响应，及时满足。

8、会后处理

8.1强制签出

会议结束时，秘书角色可以一键强制所有客户端注销签到，是文档保密的一个保障措施。

8.2文档处理

会议结束后，系统根据会议的密级定义，进行会议文件的处理，保密会议则会议材料自动销毁，会议管理员可以手工从服务器下载主讲人批注文稿下发学习。

8.3结果统计

     会议结束后，会议信息自动归档，会议管理员可能登陆系统后台查看会议统计结果。

四、方案优势

1、实用性

*以来对于信息化智能会议系统的研发与探索，不停分析市场客户群体的需求，XBPA科技无纸化会议系统满足各种类型会议和活动使用要求。

2、安全稳定性

在功能实现的前提下，安全稳定性决定着系统的生命力。*的研发团队、一丝不苟的生产车间、的服务小组，为在方案的综合解决能力、售后服务支撑、保障等方面，提供强大而有力的支持。

3、高保密性

XBPA科技无纸化会议系统，会议通信采取MD5&DES加密措施，有效保障会议内容的安全性，从根本上杜绝传统会议方式下的带来安全等各种隐患。

3.1、设备网络密匙比对，每个设备的设备码与密匙配对生成设备连接码，只有正确的设备码成功才能连接到服务器。

3.2、所有上传的文件都通过服务器进行文件转换并加密成的文件包，并把文件包切成文件头和文件体，文件通过加密存进数据库，第三方无法获取完整的文件。

3.3、文件解密，文件体下载到升降终端后，需要解密时，服务器把对应的文件的文件头通过加密的比特流传到终端，升降终端直接在内存中进行文件体和文件头的合成，文件打开结束，文件头自动清除。

3.4服务器与客户端通信传输的信息流全部通过BASE46压缩，并通过DES加密

4、兼容扩展性

XBPA科技无纸化会议系统具备与多种影音、控制、会议系统及计算机系统互通互联特性，确保系统作用的充分发挥。灵活支持系统功能扩展或设备级联，使用标注线缆和通讯设备。

5、简单易用性

终端设备可以进行统一管理，包括开关机、升降、调角度等，也可以通过终端按键进行控制；软件界面简单、友好，参会人员无需培训，对照菜单即会使用。

五、服务支持

为了保护您的合法权益，免除您的后顾之忧，XBPA科技向您做出产品的标准保修服务承诺，并在您需要时依此向您提供以下服务

1、售前支持

我们有专业的销售人员和售前人员，可为您免费评估项目需求并*具体解决方案

我们的售前支持内容包括：

1.1、评估项目需求，根据项目特点和用户喜好，提供*的产品配置。

1.2、为用户做现场产品演示，听取用户的意见并为用户提供客制化服务。

1.3、项目跟踪服务，根据项目施工进度，配合现场布局布线。

2、售后服务

欢迎您购买我们的产品，请您务必保留好保修卡及发票，以备您日后可以享受我们为您提供的售后服务。

2.1、自您购买之日起，一年内，产品享受免费保修。

2.2、我们特意为您设立了，欢迎您随时咨询产品和技术相关问题。如果您报修您的产品，我们将在8小时之内提供您解决方案。感谢您的每次咨询。

2.3、我们会定期回访您的产品使用情况，并根据您的建议不断更新我们的产品和售后服务，您可以及时了解到我们的产品动向，和您现有产品升级的可行性方案。

2.4、即使不是由于我们的原因，造成产品损坏，您仍可以享受我们的有偿售后服务，具体情况请咨询售后服务人员。

3、质保范围

下列情况不属于免费保换保修范围

3.1、未按使用说明书要求安装、使用、维护、保管导致的产品故障或损坏。

3.2、已经超出保换、保修期限。

3.3、擅自涂改、撕毁产品条形码。

3.4、擅自拆机、修理、改装导致产品故障。

3.5、意外因素或人为行为导致产品损坏，如输入不合适电压、进水、机械破坏、摔坏等

3.6、客户发回返修途中由于运输、包装不善所导致的损坏。

3.7、因不可抗拒力如地震、火灾、水灾、雷击等导致的产品故障或损坏。

4、维修方式

4.1、当您的产品发生故障时，可以直接我公司产品售后技术部门咨询。更多的

4.2、对于确定需要维修的产品，可直接和售后服务人员快递到我公司，我们将尽快检测维修。

4.3、对于系统性故障解决，需要派人到现场的，可以预约技术人员，但需要支付车旅调试安装费用。

4.4、对于过保需要维修的产品，需要支付产品维修及换件成本费用。

4.5、所有产品维修快递费用各自承担。