文件控制程序
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1. 适用范围
1.1 为了使本公司质量管理体系所要求的文件予以有效控制，确保各相关场合所使用的文件属有效版本，特编制本形成文件的程序。
本程序适用于本组织质量管理体系所需的如下各类文件：
——有关方针方面的文件，包括质量手册；
——过程控制文件（质量计划、程序文件）；
——完成规定任务的各种规程和指导性文件；
——与质量管理体系相关的外来文件，包括引用的、国家、区域和行业标准（工艺、技术文件）、合同及相关方的文件；
——质量记录，等。
1.2 通过本程序文件的实施，以确保：
a.文件发布前得到批准，以确保文件是适宜、有效的；
b.对文件进行定期评审，必要时进行修订，并再次批准；
c.确保在使用场所，只可得到相关文件的有效版本；
d.确保文件保存清晰，易于识别和检索；
e.从所有发放和使用场所及时收回作废文件，以防止误用；
f.对出于满足法律要求和技术积累的目的而保留的任何已作废的文件，进行适当的标识；
g.确保外来文件得到识别，并控制其发放；
h.确保识别文件的现行修订状态；
i.作为质量记录的文件，应予以控制。
2. 职责分配
2.1 行政办公室负责本程序的贯彻实施，并对各部门文件处置进行监督和指导。
2.2 凡属各部门制订、发放的文件，应报行政办公室备案归档。
2.3 各部门设专人负责管理属本部门贯彻实施和签收、制订、发放的文件。
3. 程序描述
3.1 文件的分类：
a.按文件来源分：内部文件、外来文件；
b.按文件类别分：质量体系文件、经营性文件（合同、协议相关方文件等）、行政法规性文件、工艺和技术类文件，等；
c.按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。
3.2 受控文件的程序描述
3.2.1 内部受控文件的程序：
a.文件制订提出部门拟订制订文件的要求；
b.文件的编制；
c.文件的审核（评审）；
d.文件的批准；
e.文件的发放；
f.文件的签收、使用；
g.文件的修订；
h.文件的作废；
i.文件的管理、归档。
3.2.2 外来受控文件的程序
a.文件的收录（编号）；
b.文件的批转；
c.文件的发放；
d.签收、使用；
e.文件的管理；
f.文件的归档。
3.3 受控文件控制程序流程图
3.3.1 组织（及所属部门）制订、发放的受控文件流程图（如附图1）
3.3.2 外来受控文件受控流程图（如附图2）
3.4 文件编号
3.4.1 质量文件编号：
a.质量手册编号：
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b.程序文件编号：
c.各种规程和指导性文件的编号，由制订部门自拟，但必须包括性质、制订部门、年号及序号，四个方面报行政办公室审批。
d.质量记录编号：
3.4.2 组织的其他文件编号：
可按组织原文件管理规定执行。
4. 程序说明
4.1 文件的编制、审批和发布
4.1.1文件制订由承担其管理和使用职责的部门负责提出，并组织编制。
4.1.2 文件审批、发布的权限：
a.质量手册由企业管理办公室组织编制，管理者代表审核，法定代表人批准发布；
b.质量计划（质量策划），由生产经营部组织编制，部门负责审核，总或分管副总批准实施；
c.程序文件由有关责任部门组织编制，部门负责人审核，管理者代表批准发布；
d.规程性文件与指导性文件，由相关部门负责人组织编制，如涉及到多部门的应主要负责出面组织，zui终由相关部门负责人审核批准；
e.技术文件由技术部组织技术人员编制，由技术部负责人审核，总或分管副总批准发布；
f.外来文件中直接引用的各类标准，规范，等，由设计室、技术部或生产经营部提出，由总或分管副总批准发布；
g.安全管理工作的有关标准、规范，由质安部编制并发布。
4.2 文件的发放及使用、管理
4.2.1 受控文件应盖有“受控文件”标识的印章，并注明分发号。
4.2.2 由行政办公室统一编制“文件发放/领用登记表”，按文件主管负责人批准的发放范围发放。文件领用人应在“文件发放/领用登记表”上签名，领用相应分发号的文件。
4.2.3“文件发放/领用登记表“在所发放文件的有效期间及作废后五年内，应由行政办公室妥善保管，以确保文件的可追溯性。
4.2.4 文件领用人应对领用的文件加以妥善保管和使用，防止污损、遗失。
4.2.5 受控文件不得随意自行复印。如需要时，使用者应向行政办公室申请领用。
4.2.6 文件因破损严重而影响使用时，使用者应向行政办公室办理文件更换手续，交出破损文件，换发新的文件，换发的文件允许使用原文件的分发号。
4.2.7 文件遗失后，遗失人应填写“文件遗失登记表”，并申请重新领用，由行政办公室核准后补发。补发文件时，应给予新的分发号，并注销原分发号。必要时，将遗失文件的分发号通知有关部门，以防误用。
4.2.8 汇编成册的受控文件，应按每一单册进行受控标识，可统一发放管理。文件合订本中有受控和非受控的，应在受控文件的封面或前页加盖受控标识印章。
4.2.9 受控文件的使用人工作岗位发生变动时，其使用文件按如下方式管理：
a.在组织内部调动其性质相同的岗位，保留原使用文件；
b.调出本组织或调到组织内与质量无关岗位的，原使用文件由行政办公室负责收回；
c.调至组织内与质量有关的其他岗位的，原使用文件由行政办公室予以调整。
4.3 文件的更改
4.3.1 文件需要更改时，由文件更改提出部门或人员填写“文件更改申请单”，说明更改原因。
4.3.2 文件作局部文字或数据修改时，应在被修改文字或数据上划上注明“作废”，并在临近适当的位置标明修改内容，并加盖修改者印章。不允许用修改液对正式文件进行修改。
4.3.3 文件经多次修改，或需作较大幅度修订时，应予以换页或换版。原页或原版文件作废，换发新页或新版本。
4.3.4 文件更改的审批及发放管理，按原文件的管理程序办理。当采用换页或换版方式时，应在发放新页或新版的同时，收回旧页或旧版文件。
4.4 文件的作废
4.4.1 文件作废时，应由原文件管理部门发文，宣布该文件作废，以防止误用。受控的作废文件，应按原“文件发放/领用登记表”名录逐一收回，并作记录。
4.4.2 收回的作废文件，在暂不销毁前，应由该文件管理部门盖上“作废”印章，或归入作废档案类。
4.4.3 作废文件销毁应填写“作废文件销毁登记表”，经文件管理部门负责人批准后予以销毁。
4.4.4 作备考用的作废受控文件，由留用人填写“作废文件留用申请单”，经文件管理部门负责人批准后，由文件管理人员加盖“作废”印章后方可留用。
4.4.5 合订本中部分文件作废而且无法隔离时，应在作废文件的封面或首页加盖“作废”标识印章。
4.4.6 作业现场不准保存“作废”的文件。
4.5 外来文件的管理
4.5.1 所有与质量管理体系有关的外来文件，都由行政办公室负责签收、登记、分类、编号和处理。
4.5.2 行政办公室根据外来文件的类别、性质递交组织zui高管理层的有关人阅批，或直接转发给有关职能部门。
a.属于上级机关下发的行政法规性和管理性文件，由行政办公室负责保存，并贯彻实施；
b.属于工艺、技术类文件，由行政办公室转发给技术部或生产部门使用，并保存；
c.属于顾客、供方或相关方提供的文件资料，由行政办公室签收、登录后，转发给生产经营部使用，管理；
d.凡须从、国家、地区或行业标准中，引用的工艺、技术规范，由技术部负责摘录，编制，并审核其是否属于有效文本，形成本组织的技术文件《技术、工艺标准使用规定》，经总或分管副总审批后，由行政办公室发放，技术部或生产经营部使用和保存。
4.5.3 由行政办公室转发或发放的各类外来文件，都须填写“文件发放/领用登记表”，由行政办公室保存。
4.6 文件的归档
4.6.1 需要归档的文件，由行政办公室按档案管理规定，进行分类、编目、归档。
4.6.2 以项目为中心的文件管理，宜采取“一个项目立一档”的管理方式，在项
目结束，产品交付后，由生产经营部负责收集与该项目有关的文件资料，移交给行政办公室归档。
4.7 文件的借阅
文件借阅人应填写“文件借阅登记表”，经文件管理部门负责人批准后，方可借阅，并在规定期限内归还。
4.8 各种媒体的文件，应由文件管理人员妥善保存，做到不丢失、不损坏、不变质。
5. 文件清单
如下表：
| 编号 | 名称 | 制订部门 | 批准人 | 分发范围 | 发放年限 |
| | 质量手册 | 企业管理
办公室 | 总 | 组织zui高管理层、部门负责人 | |
| | 程序文件
（-1，-2…） | 企业管理 | 办公室 | 管理者代表 同手册 | |
| | 质量计划 | 生产经营部 | 分管副总 | 生产经营部 有关人员 | |
| | 技术、工艺标准、使用规定 | 技术部 | 总 | 生产经营部、技术部的管理人员和技术人员 | |
| … | … | … | … | … | |
| | | | | | |
| | | | | | |
6. 质量记录
6.1 文件发放/领用登记表
6.2 外来文件登记表
6.3 文件更改申请表
6.4 作废文件销毁申请表
6.5 作废文件留用申请表
6.6 文件遗失登记表
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